Proiect aprobat: avans, achiziții și cereri de rambursare

Ai primit decizia de aprobare a proiectului? De aici încep pașii care decid dacă primești efectiv banii: contractarea, avansul, achizițiile și cererile de rambursare. Mai jos sunt regulile concrete, cu termenele din Manualul beneficiarului al Programului Regional Nord-Est 2021–2027 (ediția 1, revizia 3, 2026) și din procedura Start-Up Nation; la alte programe cifrele diferă, dar mecanismul este același.

1. Contractarea: termen scurt, documente actualizate

După decizia de aprobare ai un termen limitat pentru semnarea contractului și depunerea documentelor cerute: certificate fiscale actualizate, dovada cofinanțării, declarații, uneori autorizații. La Start-Up Nation, după Ordinul MEDAT 280/2026, ai 40 de zile de la decizia de admitere pentru a semna și încărca acordul de finanțare, împreună cu dovada cofinanțării. Verifică anexele contractului: bugetul, graficul de implementare, indicatorii asumați și condițiile de modificare. Ce semnezi devine obligație pe toată durata proiectului și în perioada de monitorizare.

2. Avansul (prefinanțarea): cât, cu ce garanție, în cât timp

La Programul Regional Nord-Est, beneficiarii care primesc ajutor de stat sau de minimis pot cere prefinanțare în una sau mai multe tranșe, de până la 40% din valoarea totală a ajutorului, cu condiția depunerii unui instrument de garantare emis de o bancă, o instituție financiară nebancară sau o societate de asigurări. Fiecare tranșă trebuie justificată prin cereri de rambursare cu cheltuieli de cel puțin 50% din valoarea ei, în maximum 90 de zile calendaristice de la virare; ce nu se justifică se restituie.

La Start-Up Nation, până la 50% din ajutor poate fi virat după contractare într-un cont dedicat la banca parteneră și se folosește cu avizul băncii. În ambele cazuri avansul nu înlocuiește cofinanțarea: partea ta trebuie să existe în cont sau printr-un credit aprobat.

3. Achizițiile: aici apar cele mai multe corecții

Beneficiarii privați nu aplică legea achizițiilor publice, ci procedura din Ordinul MFE nr. 1284/2016 (procedura competitivă pentru beneficiarii privați), la care trimite și Manualul beneficiarului PR Nord-Est. O achiziție făcută fără respectarea procedurii poate duce la corecție financiară sau la declararea cheltuielii ca neeligibilă, chiar dacă bunul a fost livrat corect.

Nu cumpăra de la firme în care tu, asociații sau rudele aveți interese.
Păstrează toate ofertele, inclusiv pe cele respinse, și motivarea alegerii.
Specificațiile tehnice trebuie să corespundă cu cele din cererea de finanțare.
Nu împărți artificial o achiziție pentru a evita o procedură mai strictă.

4. Cererile de plată și de rambursare: termenele care contează

Banii se primesc pe bază de documente: facturi, dovezi de plată, procese-verbale de recepție, contracte, rapoarte. La programele regionale ai două mecanisme:

Cererea de plată: depui facturile neachitate; Autoritatea de Management le verifică și autorizează în maximum 20 de zile lucrătoare (termenul se poate întrerupe pentru clarificări, cu pauze cumulate de cel mult 10 zile lucrătoare) și virează banii în 3 zile lucrătoare de când are fondurile. Tu plătești furnizorul în maximum 5 zile lucrătoare de la încasare, apoi depui cererea de rambursare aferentă în maximum 10 zile lucrătoare.
Cererea de rambursare: plătești tu, apoi ceri banii; autorizarea se face tot în maximum 20 de zile lucrătoare, cu plata în 3 zile lucrătoare de la disponibilitatea fondurilor. Cererea finală se depune în maximum 60 de zile de la încheierea perioadei de implementare.

La Start-Up Nation, după verificarea cererii de rambursare de către minister, banca parteneră virează sumele aprobate în 7 zile lucrătoare de când are fondurile.

Atenție la TVA: dacă firma o poate recupera, TVA nu este eligibilă. De la 1 august 2025 cota standard este 21%, așa că ofertele mai vechi trebuie recalculate. După termenul final de implementare din contract, o cheltuială nu mai poate fi decontată, chiar dacă bunul a fost livrat.

5. Monitorizare și durabilitate

După finalizarea investiției urmează perioada de durabilitate: la apelurile pentru microîntreprinderi din PR Nord-Est, 3 ani de la plata finală. În ea trebuie să menții investiția, locurile de muncă și indicatorii asumați. Vânzarea echipamentelor, mutarea activității sau reducerea personalului sub nivelul asumat pot duce la recuperarea ajutorului.

Primele lucruri de făcut după aprobare

Pune într-un calendar termenele din contract: semnare, lansarea achizițiilor, cereri de plată, rapoarte de progres.
Decide dacă ceri prefinanțare și cere băncii sau asigurătorului oferta pentru instrumentul de garantare.
Pregătește procedura de achiziție înainte de a contacta furnizorii.

Dacă nu ai resurse interne pentru toate acestea, poți externaliza partea administrativă. Vezi serviciul nostru de implementare și management de proiect.